Профессия секретарь ― как успешно устроиться на работу?

как успешно устроиться на работу?

Работодатели ищут на эту вакансию преимущественно женщин, да и обучаются данной профессии в основном одни девушки, поэтому статья посвящена прекрасному полу.

Секретарь в самом прямом смысле является лицом компании. Поэтому первое, с чего следует начать поиски работы — это подготовка своего внешнего вида. Необязательно иметь идеальную фигуру и модельную внешность, чтобы получить должность. Важно следовать нескольким основным правилам, и тогда получить работу будет гораздо проще.

Как должен выглядеть секретарь

Все начинается с облика. Так как секретарь — это представитель компании, и часто первый человек с кем контактируют посетители, гости, клиенты фирмы, то внешний образ играет тут важное значение.

Девушка, занимаемая должность секретаря, обязана выглядеть ухожено, презентабельно, но не вульгарно. Никаких коротких юбок, глубоких декольте и чересчур длинных ногтей. Прическа также должна быть всегда аккуратной. Важно соблюдать умеренность в украшениях, аксессуарах и косметике.

Какими качествами должен обладать секретарь

Какими качествами должен обладать секретарьТак как секретарь часто контактирует с посетителями офиса, важная черта — это доброжелательность. Даже если у вас плохое настроение, вы все равно должны выглядеть располагающе и улыбаться гостям. Не все посетители офиса приходят с положительным настроем, бывает, что и недовольные клиенты могут «напасть» на секретаря с претензиями и оскорблениями. Здесь важно иметь выдержку и невозмутимость. Секретарь должен уметь отвечать на агрессию спокойствием и улыбкой, стараться сглаживать конфликтные ситуации, избегать вспыльчивости и импульсивных поступков, оставаться всегда коммуникабельным.

Само собой, у секретаря должна быть грамотная речь, без слов «паразитов». Так как на этой должности приходится писать письма и документы, письменная речь тоже должна быть на высшем уровне. Важно всегда придерживаться этикета в общении, избегать фамильярности и грубости.

У секретаря должны быть такие качества, как пунктуальность, внимательность, хорошая память, способность быстро обрабатывать информацию, ответственность. Ведь на такой работе ежедневно приходится отвечать на звонки, получать и отправлять письма, регистрировать документы, назначать встречи, готовить расписание для руководителя, координировать некоторые рабочие процессы в офисе.

Стрессоустойчивость немаловажная черта для тех, кто хочет работать секретарем. Авралы в работе, недовольные посетители, шеф в плохом настроении, много важных дел, которые надо успеть сделать, — все это вызывает стресс. Чем проще вы умеете переносить такие трудности, тем легче вам будет даваться работа.

Аккуратность в работе просто необходима людям, выбирающим профессию секретаря. Так как на этой должности приходится совершать много разных дел и иногда даже одновременно, важно все это своевременно «раскладывать по полочкам». Вы всегда должны помнить, где лежат те или иные документы, вовремя отмечать и регистрировать все бумаги, составлять расписания, вести все необходимые учеты, иначе запутаться в делах можно просто моментально.

Активность и гибкость всегда будут на руку успешному секретарю. В этой работе случаются ситуации, когда необходимо переключиться с одного дела на другое, принять срочное решение или проявить инициативу в некоторых вопросах. Умение быстро перестраиваться, не ждать указаний в критичных ситуациях, способность действовать самостоятельно очень ценится в секретарях многими руководителями.

Если вы не обладаете вышеперечисленными качествами, то, как бы жестко это ни звучало, — такая работа не для вас. Возможно, вы найдете себя в другом деле, не требующим высокой ответственности, внимательности и инициативности.

Как проходить собеседование на должность секретаря?

Самые важные качества, которые вы обязаны продемонстрировать на Как проходить собеседование на должность секретаря?собеседовании это пунктуальность, коммуникабельность, внимательность, вежливость.

Отвечайте на вопросы как можно быстрее, честно и содержательно. Держите зрительный контакт с тем, кто вас собеседует. Следите за своей речью и голосом, вы должны показать уверенность.

Не стесняйтесь признаться, если вам недостает некоторых знаний по тем требованиям, которые включены в вакансию. Скажите, что вы готовы обучаться, иначе рискуете попасть в неловкую ситуацию.

Если вас спросят, почему вы покинули прежнее место работы, говорите правду. Помните также, что вы имеете право не отвечать на вопросы, которые можно заключить в законодательный пункт «Тайна личной жизни». Не стесняйтесь сослаться на это, если почувствуете, что собеседование переходит границы допустимого. Этим вы только покажите свою компетентность.

Задавайте вопросы, если понимаете, что работодатель огласил вам не все моменты рабочих процессов. Лучше узнать это сейчас, чем позже некоторые вещи окажутся для вас неприятным сюрпризом.